Kế hoạch tổ chức hội thảo gồm những gì? Để có thể tổ chức sự kiện hội thảo thành công, nhà tổ chức cần có kế hoạch rõ ràng và chi tiết. Bảng kế hoạch tổ chức hội thảo được coi là “kim chỉ nam” giúp cho các hạng mục chuẩn bị và quá trình triển khai tổ chức sự kiện hợp lý và khoa học. Đối với người lần đầu tổ chức hội thảo và chưa có kinh nghiệm sẽ còn nhiều bỡ ngỡ trong việc lên kế hoạch tổ chức hội thảo. Với kinh nghiệm 7 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, VietPower sẽ chia sẻ chi tiết nhất về mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo chuyên nghiệp trong bài viết dưới đây.
Xây dựng kịch bản cho chương trình hội thảo
Sau khi xác định được mục đích của hội thảo cũng như số lượng cũng như chức vụ của những người tham dự, bạn có thể bắt đầu vạch ra những ý chính kiên quyết cần có trong quá trình diễn ra hội thảo.
Có một điều bạn cần chú ý, đó là một bản kế hoạch trước hội thảo càng chi tiết, thì độ thành công của hội thảo càng cao.
Quyết định danh sách người tham dự
Biết được ai sẽ tham dự sẽ quyết định trực tiếp đến độ thành công của hội thảo. Ví dụ, nếu muốn chia sẻ kinh nghiệm phát triển doanh nghiệp, thì đối tượng người tham gia bạn hướng tới nên là các doanh nghiệp vừa và nhỏ hơn. Còn nếu muốn tuyển dụng số lượng lớn, thì bạn sẽ phải tổ chức ở một khoảng không gian rộng hơn để phù hợp với nhiều cá nhân tới tham dự.
Nếu là những hội thảo mang tính chất chuyên ngành đặc thù, bạn nên đính kèm trước danh sách những khách tham dự. Càng cụ thể càng tốt. Và dĩ nhiên là cũng nên dự trù thêm một vài chỗ trống nếu khách mời có ý muốn dẫn thêm người quen.
Tùy vào số lượng người tham dự cũng như tính chất của hội thảo mà các bạn nhắm đến, hãy chọn một địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp. Nếu như là hội thảo riêng tư, bạn nên chọn những nơi có tiếng trong việc đảm bảo quyền riêng tư của khách hàng. Còn nếu nó là những hội thảo lớn và mở cửa cho nhiều tầng khách tham dự, những trung tâm hội nghị là dành cho bạn.
Xác định mục đích tổ chức hội thảo
Mỗi buổi hội thảo đều cần có mục đích tổ chức cho riêng mình. Doanh nghiệp của bạn đang muốn tổ chức tuyển dụng số lượng lớn? Hay là muốn mở hội nghị ra để chia sẻ kinh nghiệm phát triển của doanh nghiệp? Nhiều hội thảo lãng phí thời gian không đi vào được chủ đề chính chính là bởi không xác định rõ mục đích hội thảo ngay từ đầu. Nếu không xác định được điều này, thực sự bản chất của buổi hội thảo sẽ trở lên vô ích.
Xây dựng kế hoạch theo dõi sau hội thảo
Cách để đánh giá rõ ràng nhất hội thảo của bạn có thành công hay không chính là xem các bản đánh giá từ những người tham dự. Bạn hãy tạo một khảo sát gồm chuỗi các câu hỏi về đủ các khía cạnh đã diễn ra trong buổi hội thảo và gửi nó tới tay của những người đã tham dự. Hãy tạo nhiều cơ hội nhất có thể để cho các khách mời tham dự được nêu ra đánh giá của họ về buổi hội thảo. Điều này có vẻ sẽ hơi lâu vì phải tổng hợp ý kiến, nhưng đây là cách duy nhất để xem xét độ thành công của sự kiện cũng như rút ra kinh nghiệm để cải thiện cho những lần sau.
Ngoài đánh giá về hội thảo, bạn cũng nên chuẩn bị một bản vắn tắt những thông tin quan trọng cần lưu ý đã nhắc tới trong hội thảo. Bạn có thể gửi mail hoặc gửi tài liệu, tùy thuộc vào tính chất của hội thảo.
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
Phân công thực hiện công việc
Để tổ chức được một hội thảo trơn tru từ đầu tới cuối sẽ là sự góp sức của rất nhiều bộ phận với nhau. Vậy nên cần chia rõ đầu việc cho từng bộ phận, tránh ôm đồm hay bỏ sót công việc. Sau khi chia nhỏ công việc thì vẫn cần một người giám sát toàn bộ các khâu, tránh sự lệch giữa các giai đoạn làm mất thời gian về sau.
Đây là giai đoạn quyết định hội thảo có thực sự thành công hay không. Khi này là lúc cần toàn lực của tất cả mọi bộ phận cùng nhau chăm chút cho sự kiện. Nếu đột nhiên xảy ra trường hợp đột xuất dù là nhỏ nhất cũng cần được báo cáo lại và nhanh chóng xử lý, tránh hết mức việc ảnh hưởng đến lịch trình diễn ra của hội thảo.
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666
Trên đây là mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo đầy đủ chi tiết nhất mà LuxEvent chia sẻ, hy vọng qua bài viết trên bạn có thể lên kế hoạch cho sự kiện hội thảo sắp tới của mình. Bạn đang loay hoay tìm kiếm đơn vị tổ chức hội thảo chuyên nghiệp, uy tín, liên hệ ngay cho LuxEvent theo thông tin dưới đây để được báo giá chi tiết nhé!
Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ.
Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.
Hướng dẫn lên kế hoạch tổ chức hội thảo
Đôi khi các buổi hội thảo có thể đem đến cảm giác chán nản và uể oải cho người tham dự. Vậy nên, để tránh tình trạng này xảy ra với hội thảo của bạn, thì chúng ta cần một bản kế hoạch thật tốt. Có thể chia ra thành các công việc cần làm trước buổi hội thảo và những công việc thực hiện trong lúc diễn ra hội thảo.
Mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo chuyên nghiệp
Dưới đây LuxEvent xin gửi tới bạn mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo chuyên nghiệp. Mong rằng điều này sẽ giúp bạn cảm thấy dễ dàng và nhẹ nhàng hơn trong khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện.
Thông thường các hội thảo được mở ra là nhằm mục đích truyền tải thông điệp, nội dung liên quan tới doanh nghiệp, tổ chức. Hội thảo lúc này như là một địa điểm để mọi người cùng nhau bàn bạc và trao đổi và thảo luận về vấn đề chung được đặt ra. Do cuộc sống hiện đại có nhịp độ phát triển nhanh nên bản chất của hội thảo cũng có chút thay đổi. Các doanh nghiệp thường xuyên lồng ghép các chương trình PR sản phẩm cũng như danh tiếng của công ty vào trong buổi hội thảo. Vậy nên tùy vào doanh nghiệp bạn đang hướng tới mục tiêu nào mà sẽ có cách thức tổ chức hội thảo sao cho phù hợp.
Trong mọi chương trình nội dung luôn là phần quan trọng nhất, bởi nó tác động trực tiếp đến chất lượng đánh giá của sự kiện. Từ mục đích tổ chức, doanh nghiệp sẽ dựa vào đó để xây dựng lên nội dung hội thảo sao cho phù hợp và làm nổi bật được những thông tin quan trọng có trong sự kiện. Trong đó cái các phần nội dung không thể bỏ sót, đó là:
Chủ đề của hội thảo chính là cái sẽ được đưa ra để nhắc tới và thảo luận xuyên suốt quá trình hội thảo diễn ra.
Nội dung bao quát hay còn có thể nói cách khác là bản tóm tắt. Tại đây sẽ bao gồm toàn bộ ý chính của sự kiện. Qua đó người tham dự có thể dễ dàng nắm bắt và sắp xếp để không bỏ sót thông tin mình tìm kiếm.
Tại đây sẽ gồm tất cả các đề mục hoạt động sẽ xuất hiện trong quá trình hội thảo. Dưới mỗi đề mục đều sẽ được ghi chi tiết cách diễn ra cũng như thông tin phụ trợ cho chúng. Qua đó giúp các bộ phận có thể vận hành một cách trơn tru nhất.
Ngoài kịch bản tổ chức hội thảo chính ra thì cũng nên có thêm một bản kịch bản dự phòng để sử dụng trong trường hợp bất đắc dĩ. Đây tuy chỉ là bản dự phòng thế nhưng vẫn cần được chăm chút tỉ mỉ, bởi ngộ nhỡ trường hợp xấu thực sự xảy ra thì chúng ta sẽ bắt buộc phải dùng tới những kịch bản phụ trợ này.
